Η καταγραφή και η δημιουργία βάσης δεδομένων απαιτείται για το σύνολο των Εμπορικών Εκθέσεων με όλα τα απαραίτητα ποσοτικά χαρακτηριστικά κάθε μίας από αυτές. Δεν έχουν καταγραφεί ποτέ και δεν είναι δυνατόν να υπολογιστεί ούτε κατά προσέγγιση το μέγεθος των κεφαλαίων που επενδύονται από τους Διοργανωτές αλλά και δαπανώνται από τους Εκθέτες.
Αντίστοιχη καταγραφή και δημιουργία βάσης δεδομένων απαιτείται και για την πλήρη και αναλυτική περιγραφή όλων των εκθεσιακών κέντρων της χώρας, καθώς επίσης και των χώρων όπου διοργανώνονται εκθέσεις χωρίς αυτοί να ορίζονται ως εκθεσιακά κέντρα.
Ειδικότερα οι μελέτες καταγραφής της εκθεσιακής δραστηριότητας, που εκπονεί το Ι.Ε.Ε. μπορούν να αφορούν είτε μια γεωγραφική περιοχή (π.χ. χώρα, περιφέρεια, νομό κλπ.), είτε έναν κλάδο της οικονομίας (π.χ. εκθέσεις του κλάδου των τροφίμων).
Οι δυνητικοί πελάτες της υπηρεσίας αυτής θα μπορούσαν να είναι δημόσιοι οργανισμοί, όπως Υπουργεία, Περιφέρειες, Νομαρχίες κ.α., οι οποίοι ενδιαφέρονται για την πορεία της εκθεσιακής δραστηριότητας. Επίσης οι μελέτες αυτές θα προσέλκυαν το ενδιαφέρον ιδιωτών Διοργανωτών Εκθέσεων, οι οποίοι μέσα από τις μελέτες αυτές μπορούν να αναγνώσουν το εξωτερικό περιβάλλον του κλάδου των Εκθέσεων εντοπίζοντας την ανταγωνιστικότητά του.
Ο βασικός στόχος των μελετών αυτών είναι ο σχηματισμός μιας ξεκάθαρης εικόνας για την εκθεσιακή δραστηριότητα σε μια περιοχή ή σε ένα κλάδο.
Για τις μελέτες καταγραφής της εκθεσιακής δραστηριότητας το Ι.Ε.Ε. έχει αναπτύξει μεθοδολογία, η οποία αναπτύσσεται σε επτά βασικές ενότητες:
-
Στην πρώτη ενότητα αναλύονται κάποιες θεωρητικές έννοιες που έχουν να κάνουν με την εκθεσιακή δραστηριότητα, δίνοντας ορισμένους σημαντικούς ορισμούς. Η ενότητα αυτή είναι πολύ σημαντική διότι αποσαφηνίζει βασικούς όρους ενώ παράλληλα θέτει και το γενικότερο πλαίσιο της μελέτης.
-
Στη δεύτερη ενότητα ορίζεται η περιοχή μελέτης ή ο υπό εξέταση κλάδος της οικονομίας και αναλύονται τα βασικά χαρακτηριστικά τους.
-
Στην τρίτη ενότητα γίνεται η καταγραφή της Εκθεσιακής Δραστηριότητας αρχικά σε επίπεδο υποδομών. Καταγράφονται δηλαδή οι Εκθεσιακοί Χώροι και τα βασικά χαρακτηριστικά τους δηλαδή η χωρητικότητά τους, οι τεχνικές υποδομές τους, η αρχιτεκτονική τους, η λειτουργικότητά τους, το ιδιοκτησιακό τους καθεστώς και οποιοδήποτε άλλο στοιχείο περιγράφει πιο ολοκληρωμένα το χώρο.
-
Στην τέταρτη ενότητα ολοκληρώνεται η εξέταση της Εκθεσιακής Δραστηριότητας καταγράφοντας τα εκθεσιακά γεγονότα που έχουν πραγματοποιηθεί στην περιοχή μελέτης ή στον υπό εξέταση κλάδο σε βάθος μιας πενταετίας. Για κάθε Έκθεση εξετάζονται τα βασικά στατιστικά της στοιχεία, όπως τετραγωνικά μέτρα που ενοικιάσθηκαν, αριθμός εισιτηρίων που πουλήθηκαν, αριθμός των Εκθετών, αριθμός των Επισκεπτών.
-
Στην πέμπτη ενότητα εξετάζονται δυο πολύ βασικοί παράγοντες για την ανάπτυξη της εκθεσιακής δραστηριότητας, η προσβασιμότητα στην περιοχή μελέτης καθώς και η τουριστική υποδομή της (ξενοδοχεία, καταλύματα κλπ.)
-
Στην έκτη ενότητα πραγματοποιείται μια αξιολόγηση της υφιστάμενης κατάστασης της εκθεσιακής δραστηριότητας με τη χρήση της ανάλυσης Swot.
-
Στην έβδομη και τελευταία ενότητα αξιοποιώντας τα αποτελέσματα όλων των παραπάνω ενοτήτων καταλήγουμε σε ορισμένα συμπεράσματα-προτάσεις για παρεμβάσεις που θα βοηθήσουν στην περαιτέρω ανάπτυξη της εκθεσιακής δραστηριότητας στην περιοχή ή στον κλάδο.