Το Ι.Ε.Ε. για την πιστοποίηση γεγονότων (auditing) έχει αναπτύξει μια μεθοδολογία η οποία βασίζεται στη διεθνή εμπειρία.
Στις μελέτες auditing ακολουθείται η εξής διαδικασία:
-
Πρώτα πραγματοποιείται μία διεξοδική συζήτηση με τον Διοργανωτή σχετικά με τους ποιοτικούς και ποσοτικούς στόχους της Έκθεσης.
-
Κατόπιν διαμορφώνονται σε συνεννόηση με το διοργανωτή, όλα τα απαραίτητα έντυπα, για την διεξαγωγή της έρευνας. Τα έντυπα αυτά είναι: τα ερωτηματολόγια Εκθετών και Επισκεπτών, ημερήσια κίνηση, καταγραφή εμπορικών επισκεπτών κλπ.
-
Στη συνέχεια διενεργείται η έρευνα στους Εκθέτες και στους Επισκέπτες, από εξειδικευμένους ερευνητές, με την συνολική επιστημονική εποπτεία του ΙΕΕ.
-
Μετά το πέρας της Διοργάνωσης επεξεργάζονται και αναλύονται τα ερωτηματολόγια και παραδίδεται στον Διοργανωτή σε διάστημα 45 ημερών (και ανάλογα με το μέγεθος της Διοργάνωσης) η μελέτη με την επεξεργασία και αξιολόγηση των αποτελεσμάτων και η αναφορά και η στάθμιση ως προς τους αρχικά τεθέντες στόχους.
Η συνολική αξιολόγηση της διοργάνωσης βασίζεται στα ποσοτικά και στα ποιοτικά χαρακτηριστικά της Έκθεσης καθώς και στα αποτελέσματα της έρευνας στους Εκθέτες και στους Επισκέπτες.
Ειδικότερα τα ποσοτικά χαρακτηριστικά που προσδιορίζουν την επιτυχία μίας Έκθεσης βασίζονται:
-
στην οικονομική ανταπόδοση
-
στα τετραγωνικά μέτρα που ενοικιάσθηκαν
-
στον αριθμό εισιτηρίων που πουλήθηκαν
-
στον αριθμό των καταλόγων που πουλήθηκαν
-
στα έσοδα που προέκυψαν από την παροχή υπηρεσιών
-
στον αριθμό των Εκθετών
-
στον αριθμό των Επισκεπτών.
Επιπλέον τα ποιοτικά χαρακτηριστικά που προσδιορίζουν το βαθμό επιτυχίας της Έκθεσης βασίζονται :
-
στον τύπο των Εκθετών (βαθμός αντιπροσωπευτικότητας των Εκθεμάτων ως προς την ονομασία της Διοργάνωσης)
-
στον τύπο των Επισκεπτών (εμπορικοί επισκέπτες)
-
στην ανταπόκριση των ΜΜΕ και του Τύπου
-
στο κλίμα (ambiance) που επικρατούσε κατά τη διάρκεια της Έκθεσης
Όσον αφορά τα αποτελέσματα της έρευνας, κατά την επεξεργασία των ερωτηματολογίων των Επισκεπτών λαμβάνονται υπόψη:
-
η θέση τους στην εταιρεία
-
η περιοχή από όπου έρχονται (πχ: εξωτερικό, Ελλάδα, Περιφέρεια όπου γίνεται η Έκθεση)
-
ο κλάδος που εκπροσωπούν
-
η διάρκεια της επίσκεψής τους
Για την εξαγωγή αντιπροσωπευτικών συμπερασμάτων από την έρευνα, κρίνεται απαραίτητη η διασταύρωση των αποτελεσμάτων των ερωτηματολογίων των Επισκεπτών με αυτά των Εκθετών.
Τέλος ο Διοργανωτής αποφασίζει ποια μέρη της μελέτης θέλει να δημοσιοποιήσει για την καλύτερη προώθηση της επόμενης Έκθεσης.